归档文件按卷整理和按件整理

我国传统的归档文件整理方法是按卷整理的。这种整理方法长期以来一直是我国机关文件归档的主要整理方法，但它的局限性和弱点也很明显。如组卷过程繁琐，按六个特征组卷不确定性太多，在实际工作中难以掌握等。再加上各人理解和熟练程度不同，所立案卷就可能差别很大。为了解决文件按卷归档中的这些实际问题，国家档案局又制定了《归档文件整理规则》，各地在2003年以后普遍实行。这就是归档文件按件整理方法。按件整理对归档文件的许多环节进行了调整或简化，与传统的立卷方法相比，减少了繁琐、复杂的组卷过程，因此得到快速推广并受到普遍欢迎。

新《规则》虽好，但也受到应用条件限制，那就是要具备电脑和相关管理软件这些辅助工具。目前在一些基层单位， 特别是经济薄弱地区的行政村和社区组织，电脑应用还不是很普遍，将电脑应用于档案工作更是少之又少。因此在村、社区档案工作中硬性规定归档文件按件整理，就存在不少困难。因此笔者建议，在目前情况下，行政村一级文件归档仍可以采取按卷整理的方法。如果要坚持按件整理，以便与以后推行按件整理接轨，本人建议可以在现行的按件整理基础上稍作改动。第一种方法是采取正常的按件整理方法，只是把同一级别或同一问题的文件集中在一盒或几盒，在档案盒上标注文件级别或问题，如市委市政府文件、市级机关文件等或组织机构人事、计划总结、统计报表等。这样做比较容易判断要查文件所在盒号，与纯手工查阅归档文件目录相比，可以节省查找文件的时间。这样做的好处是日后应用电脑管理档案时便于接轨，待以后应用电脑管理档案时，再录入电脑，可以最大限度地利用现有基础。第二种方法是归档文件按件整理，按保管期限编号。但在文件排序时将相同级别或同一问题的文件集中在一起，放置在同一档案盒内，该步骤相当于组卷。编制档案目录时按案卷目录附卷内目录方法编制，即形成全引目录。这种方法的长处在于便于手工检索，将来利用电脑管理档案时也可以利用部分原有基础。第三种方法是按卷整理，用档案盒代替卷皮。文件按件装订，盖归档章编号后放在档案盒内。分类、组卷方法与以往组卷方法相同，将案卷题名及档号等标注在档案盒上。应用这种做法是因为现在文书档案很少用卷皮装订了，用量少也难以订购，这种做法是借鉴了科技档案不装订直接将科技文件材料编号放置在档案盒内的做法，也是可行的。

以上几种文件归档整理方法只是基层单位不具备电脑和相关软件时的变通方法，是笔者的学习体会，供大家参考和商榷。（叶武）