抓住乡镇体制改革的契机 创新乡镇档案管理体制 乡镇应建立自己的档案馆

　　一、乡镇档案工作存在的问题

　　由于种种原因，乡镇档案工作还存在一些问题：一是管理不善，档案有被损毁现象；二是收集的范围窄，数量少，仅局限于乡镇机关的档案，而且不少乡镇只注重文书档案的收集，大量的文书档案以外的应收集的档案资料没有收集起来，特别是涉及农民群众切身利益的土地承包、土地流转、农村宅基地、山林承包、新型农村合作医疗、农村社保等方面的档案有为数不少的乡镇没有收进乡镇档案室；三是秘书人员兼做档案工作，但实际工作中往往顾及不到档案工作，业务不熟，很难保证归档文件的质量，而且对乡镇所属单位尤其是对各村的档案工作开展监督指导无从谈起；四是乡镇档案交到县档案馆后，不利于乡镇利用档案，特别是离县城较远的乡镇更是不便。由于利用上的不方便，需要档案时不去查，而是凭想当然。由此可见，现有管理乡镇档案的体制、机构、办法，已远远不能适应社会对档案工作的要求，有必要开创一个新的管理体制，建立乡镇档案馆。

　　二、乡镇建立档案馆的必要性

　　农村经济发展的需要。从性质上看，现有的乡镇档案室是乡镇机关内部的职能机构，是机关工作的组成部分，主要服务于乡镇领导和机关内部，不利于维护整个乡镇的历史面貌。而乡镇建立档案馆，不仅可以保证乡镇机关档案的保管工作，而且根据《档案法》的规定，可对本行政区域内各单位的档案工作进行监督与指导，有利于乡镇档案事业的迅速发展，解决农村各项事业对档案工作日益增长的需要之间的突出矛盾。
　　集中统一管理的需要。从内容上看，有些乡镇历史较长，产生了大量的档案资料。随着社会的不断发展，档案的门类由原来的文书、会计档案，扩展到经营、科技、声像档案和专业档案；从机关建立档案，发展到乡镇企业、行政村、种植养殖专业户建立档案。现在乡镇档案无论从门类、内容还是数量上看，都与以往乡镇档案门类少、内容单一、库藏贫乏有天壤之别。这些档案不仅反映了乡镇党政机关的活动，也反映了各企业事业单位以及农村等各个领域的活动。档案室由于它的局限性，不可能集中管理各个单位、各个门类的档案，所以，乡镇只有建立档案馆，才能接收保管大量的不同种类、不同载体、不同时期的档案，使之更好地集中统一、科学安全地进行管理。
　　实行两个职能的需要。从体制上看，目前乡镇档案室，算不上档案机构，只是档案工作，而且没有专职的档案人员。因而在档案的接收范围、档案的保管和利用、服务的对象与方式等方面，都十分狭窄。所以，乡镇只有建立档案馆，才能从根本上解决档案机构的设置、档案人员的定编以及档案经费等问题，才能使档案人员保持长期稳定。在人员的配备上，乡镇人员多，乡镇机构缯蛩羝笠怠⑹乱档ノ弧⑿姓寮爸种惭匙ㄒ祷Ы隙啵傅既挝裰兀妇硎砍蚓聿蛔?万卷的乡镇，配置2至3人较为合适；乡镇人员及内设机构相对少一些，案卷数量不足万卷的，配置1至2人较为合适。乡镇只有建立档案馆，并承担两种职能，才有利于对不同单位、不同种类档案的管理，才能提高乡镇档案工作的科学化、标准化水平，有利于乡镇档案资源的深层次开发和有效利用，才能使乡镇的档案工作健康、稳步、全面地发展。
　　开发档案信息资源的需要。乡镇档案室的档案向县级档案馆移交，不利于乡镇利用档案。乡镇建立了档案馆，就能克服这个弊端。乡镇只有建立了档案馆，才能使档案信息很好地得到开发利用、促进农村经济的迅速发展。

　　三、乡镇建立档案馆的条件基本成熟

　　延边州从2000年开始抓乡镇建立档案馆的工作，2001年7月，经吉林省档案局考评验收，安图县亮兵镇正式挂牌为乡镇档案馆。截至2008年底，延边州65个乡镇，已有21个乡镇建立了档案馆；珲春市9个乡镇全部建立了档案馆。
　　乡镇建立档案馆的条件基本具备。乡镇档案工作经过50年的建设，取得了一定成绩。尤其是近些年来，各级档案行政管理机关突出抓了乡镇的档案工作，使乡镇的档案工作有了很大发展。从笔者到过的一些乡镇看都配备了兼职人员管理档案，档案工作的各项规章制度比较完善，库房和档案装具有了很大改善，不少乡镇建立了专门的档案库房，购置了铁制档案装具。目前，就绝大多数乡镇的人员素质、档案管理水平、档案种类和数量来说，比县档案馆成立时，人员素质要好一些，档案管理水平要高一些，档案数量要多一些。乡镇建立档案馆的条件基本成熟。
　　乡镇建馆后档案来源有可靠保证。乡镇建立档案馆后乡镇不仅不再向县档案馆移交档案，而且还要接收乡镇直属单位的档案。乡镇档案馆也要开展档案资料的征集工作。如有必要，可把交到县档案馆的档案进行重点复制，以便利用和丰富馆藏。
　　乡镇领导对档案工作有了一定的认识。乡镇建立档案馆，加深了乡镇领导对档案工作的认识，加强了对档案工作的领导。从安图县亮兵镇的情况看，做到了两落实。一是落实了档案工作人员。建立了责任制，明确了档案人员的工作责任和目标。二是落实了规章制度。制定了文件材料归档、档案管理、库房管理、档案收集、统计、借阅等制度，使各项工作有章可循。

　　原载于《中国档案报》2009年5月11日 第三版