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解读国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
发布时间: 2015-11-23   访问量:0   保护视力色:
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国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(简称《新规定》)于2006年12月18日发布施行。这是我国在划分机关文件材料归档范围和档案保管期限工作的一次重大改革。

一、《新规定》发布实施的重要意义

1、《新规定》的发布施行,是我国档案工作与时俱进的产物,是全面落实科学发展观,坚持以人为本,推进档案可持续发展的重要举措,是档案法制化建设的重要成果。

2、对各级机关正确界定文件材料归档范围,准确划分文书档案保管期限,按时开展档案价值鉴定工作有着重要的指导作用。

3、对档案移交进馆工作将发挥积极影响,必将有力推动国家档案资源建设,促进档案基础业务建设。

 二、《新规定》的新特点

1、具有强制性和权威性。《新规定》以“国家档案局令”的形式发布,属部门行政规章,具有法律效力。

    2、改革了文书档案保管期限划分方法。将原来的“永久”、“长期”、“短斯”保管期限划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制,一般分为30年和10年。

3、合二为一。《新规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档不归档范围》两个业务文件合二为一。《新规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分,也是机关文件材料的归档范围,具有一表两用的功能。

4、实行审批制。加强了档案行政管理部门的行政管理力度。各机关编制的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,须经同级档案局审查同意后方可执行。

5、突出了立档单位的主体地位。在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现了“以我为主”的思想。如:机关联合召开会议、联合行文所开成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关归复制件或其他形式的副本。在保管期限划分上,主办单位划分的保管期限明显高于其他联合办理单位,通过相关单位对相同档案划分不同保管期限,以避免将来档案重复进馆问题。

6、体现“以人为本”思想。凡涉及到与公民权益有关的档案,绝大多数调整为永久保管。

7、充实内容。《新规定》增加了行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等领域的文件材料。

三、《新规定》条款解读

1、实施范围:《新规定》执行“机关”是指各级党政机关和人民团体,各级人大、政协、法院、检察院和具有行政管理职能的事业单位等。简而言之,凡属档案馆进馆序列的单位均需按《新规定》执行。军队系统、民主党派、企业事业单位参照执行。

2、实施对象: 这次改革主要针对机关文书档案。各单位形成的会计、科技等其他门类档案仍按国家有关规定执行。

3、 机关文件材料归档范围:

    (1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(4)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

 4、机关文件材料不归档范围:

(1)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(2)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

(3)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

(4)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

*“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

从门类上分:文书、人事、基建、会计等文件材料;

从载体上分:纸质、磁性、电子等载体文件材料;

· 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

· 《新规定》主要是针对机关文书档案。

5、永久保管的文书档案主要包括:

(1)本机关制定的法规政策性文件材料;

(2)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

(3)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;

(4)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

(5)本机关机构演变、人事任免等文件材料;

(6)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

(7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;

(8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

6、定期保管的文书档案主要包括:

(1)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(2)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(3)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;

(4)本机关一般性事务管理文件材料;

(5)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

(6)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;

(7)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(8)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;

(9)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

四、《新规定》的实施意见

(1)凡区委、区政府及区级机关各部门普发的,且不属于收文单位主要职能范围,但也需贯彻执行的文件材料,收文单位一般定为10年保管。这样不仅可以满足各单位的保管和利用,也可减少将来进馆档案的重复。

(2)同一会议形成材料原则上应区分不同保管期限。

主要会议材料如请示、批复、通知、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、诀议、纪要、公报等永久保管;会务准备、宣传辅助材料等定期保管。当然在实际操作中会议材料还应根据材料收集的齐全程度灵活掌握

(3)人大议案及答复、政协提案及办理结果保管期限的确定问题。

人大、政协机关定为永久保管,其他单位一般定为30年保管。

(4)机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料,主办机关与协办机关在归档时保管期限不同。

主办机关保管期限从长、协办机关从短。以发文号判断主办、协办机关。

(5)如何理解“上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要或一般文件材料”?

“重要的”、“一般的”判定标准通常是以上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度来划分。一般党和国家领导人及省部级以上领导检查、视察形成的文件材料属“重要的”,定为永久;省部级以下领导检查、视察形成的文件材料,根据检查、指导具体情况具体分析。重要事由的永久,一般事由的30年。

(6)如何区分重要业务问题与一般业务问题?

涉及法规政策性和重大业务建设内容的属于重要问题,定为永久;涉及基础性、技术性内容的属一般业务问题,定为30年。

(7)机关对有效证件办理、审批过程中形成的档案,其保管期限如何划分?

这主要依据有效证件的时限。20年(含)以上有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料,归档应永久保管;5-20年有效的归档时一般定为30年保管;5年以下有效的归档时保管期限定为10年;只需备案不必审批的项目档案材料,归档时保管期限定为10年。

(8)如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成文件材料的保管期限?

行政处罚、处分、复议形成材料中,警告以上(不含)处分的,保管期限定为永久;警告以下的30年。

国家赔偿工作中形成的文件材料定为永久保管。

(9)先进表彰材料保管期限划分标准。

受到县级(含)以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范和先进工作者的文件材料,归档时保管期限定为永久;受到县级以下表彰的文件材料,其保管期限为30年。发文单位应作为重要业务文件定为永久保管。

(10)机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料,一般定为永久保管。

 常设临时机构或承担重大活动、重要职能的临时机构成立、调整文件定为永久保管;

 一般临时机构成立、调整文件定为30年保管。

(11)人事劳资材料保管期限的确定。

干部任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料,应永久保管;

人事考核、职称评审材料。永久保管;

职工调动的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根,永久保管;

职工名册、劳资年报、编制年报等,永久保管。

(12)机关计划、总结归档及保管期限确定问题。

机关年度工作计划、总结、统计材料归档时保管期限为永久;机关半年度工作计划、总结、统计材料归档时保管期限为10年;一般单位月度、季度工作计划、总结、统计材料不必归档,但经济运行管理部门如统计局、经贸局、发改局、外经贸局等月度、季度工作计划、总结、统计材料可归档且保管期限为10年;

党、团、工、妇工作中形成的年度工作计划、总结、统计材料归档时保管期限为永久;半年度的10年;内设科室及下属单位年度或年度以上工作计划、总结、统计材料应归档,保管期限定为10年。

(13)本机关处理人民来信来访的文件材料归档和保管期限问题?

没有处理结果的人民来信来访文件材料不归档;有处理结果的,有省部级以上领导批示的或有领导重要实质性批示内容的,保管期限定为永久;只是一般性批示内容的,保管期限定为10年。

(14)如何区分本机关与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料的保管期限?

对这类文件材料价值判断应从法律价值出发,结合事由重要程度、合同、协定、协议等的有效时限或涉及资金多少来具体区分。一般合同金额较大,属机关固定资产投资范畴,事由重要的归档时应永久保管;若仅属机关一般事务性管理中的合同,其保管期限定为10年。

(15)如何区分机关重要的和一般的国有资产管理文件材料?

有关机关房产、机动车等价值相对较大,使用寿命周期较长的国有财产登记、统计、核查等文件材料,属于“重要的”,应确定为永久保管;设备价值相对不高,使用寿命周期相对较短,若干年后就要淘汰、重新更换的国有财产登记、统计、核查等文件材料,属于“一般的”,应定为10年保管

(16)区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”和“一般的”文件材料?

这里的上级机关主要是指区以上业务主管部门。若上级业务主管部门制发的属于本机关主管业务的具有政策性、法规性、方针性的文件材料属于“重要的”,归档时应定为永久保管;其他一般的,就作为10年保管。

(17)针对部分机关实现网上公文传输的情况。

网上文件属归档范围的均应采用光盘等符合档案保管要求的存贮材料定期进行脱机备份;若网上文件材料属本单位永久或30年保存的,且无纸质正式文件的,应在保存其电子版的同时,打印一份纸质文件作为文书档案归档。

五、各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表(以下简称《表》)的编制方法和要求

1、编制方法:

(1)调查研究。

A、全面详细了解单位职能和机构设置情况;

B、对工作中形成的文件材料加强研究;

(2)根据《新规定》详尽制定。

 A、详尽编制本机关的文件材料归档范围;

 B、对应归档的文件材料,根据其重要程度,合理确定其保管期限。

(3)合二为一。编制的《表》要具有明确本机关文件材料归档范围和本机关文书档案保管期限的功能。

(4)建议采用条款表述的形式。

    (5)经档案管理部门审批同意的《表》,各机关应以作为业务标准,以机关正式文件的形式制发并执行。

2、编制质量要求:

(1)编制的《表》应能全面准确地反映本机关各项职能活动和基本历史面貌,具有较强的涵盖力和稳定性。

(2)编制的《表》应能充分反映本机关的职能特点,切勿照搬照抄,千篇一律。

3、实施时间:我区从2008年1月1日起,文书档案整理工作按《新规定》执行(即2007年度形成的归档文件材料整理就必须执行新《规定》)。

4、报送材料及要求:

(1)编制的《表》;

(2)填报《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查申报表》(一式二份);

(3)本单位“三定”方案或职能情况介绍。

(4)各单位应于今年6月底前完成《表》的编制报送工作

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